最近は社内会議をオンラインでやることが一般的になってきましたね。しかし、対面で行う会議に比べてオンライン会議は話しにくいし、黙っている時間が長くて盛り上がらない、と思っている人は多いのではないでしょうか。オンライン会議はどうすれば今より効果のあるものになるのでしょうか。今回はこのことについて書きたいと思います。



オンライン会議が今一つ盛り上がらない理由は、多分に参加者の気持ちの問題だと思っています。大概の人は自宅または会議室など自分１人しかいない場所から会議に参加しています。プライベートな空間ですので対面会議よりもリラックスしています。従って、面白くないと感じると簡単に集中力をなくしてしまうのです。また、パソコンを見ている状態はテレビを見ているのと同じ感覚になり参加者というよりも視聴者という感覚にもなりがちです。これらのことから積極的に参加しよう、進んで発言しようという気持ちは薄くなってしまうのです。

なので、オンライン会議は参加者が意識的にその場を作らなければならないのです。そのために有効なことは、他のメンバーの話を聞いている時、発言者に積極的にリアクションを返す、ということです。

まず意識したいのは、オンラインミーティングでカメラをオンにした時は、発言に対してうなずいたり、少し考えるような表情をする、ということです。カメラをオンにした時、発言者には参加者の顔の表情がはっきりと見えます。その時、参加者が無表情だったりネットサーフィンでもしていて聞いていないという風だと、とても話しにくくなります。

なので、発言者が話しやすいように、あなたの話を聞いていますよ、というリアクションを、大げさなくらいにするようにしましょう。なるほど、と思うのならうなずきながら聞く、疑問があるのなら、少し上を見て「う～ん」と考える様子を見せるなど。そうすると、発言者はちゃんと聞いてくれているな、と安心して話しができます。また、司会者も「皆さんうなずいていますね」「Ｓさんは少し疑問を感じているようですが」などと言えるので、ミーティングを進行しやすくなります。

一方で、オンラインミーティングでは通信環境がよくないなどの理由でカメラをオフにしていることもあります。その際はできればマイクをオンにしてあいづちを入れるといいでしょう。「うん」「なるほど」「ああ～」など。大勢が参加しているミーティングでは個々の参加者があいづちを打つことは難しいでしょうから司会者があいづちを入れるといいでしょう。これをすると発言は格段にしやすくなります。

このあいづちは「聞いてるよ！」というリアクションをすることで話しやすくするということが目的です。なので「え～？」「ホント？」「そうかなぁ」「いやいや」など否定的なあいづちは控えるべきです。こうしたあいづちを打つと発言者が途端に話しにくくなってしまいます。カメラをオフにしている時には、発言に疑問があっても、最後まで発言を聞いてから質問した方が感情的な対立が生じなくてすみます。質問する際も、「とても前向きなお話でいいと思います。よりきちんと理解したいので確認してもいいですか？」というように、まず相手の話を肯定してから確認という形で質問するとよいでしょう。

オンラインミーティングでは、参加者同士が配慮し合うことで対面の会議以上に効果的な会議ができますので、ぜひ意識してみてください。